Controlar bem o estoque de uma empresa pode evitar que haja excesso de mercadorias paradas ou falta de produtos que tenham grande demanda de venda. Esse processo deve ser feito através de um inventário logístico.
Ele é essencial para identificar as quantidades de cada produto e a sua localização. Além de ser importante para o planejamento e otimização de algumas etapas da operação logística.
Para saber como realizar o inventário de uma maneira mais eficiente, utilizando as ferramentas e técnicas adequadas, siga na leitura deste artigo.
O que é um inventário logístico e por que fazê-lo?
Apesar de ser um processo relativamente simples, nem todas as empresas fazem o inventário logístico da forma como deveriam. Quando o processo é feito de forma inadequada, pode interferir em vários outros fatores dentro da empresa.
Essa atividade da operação logística consiste em organizar uma lista com todos os produtos consumidos ou comercializados pela empresa. Com ela em mãos, tudo deve ser identificado, classificado e contabilizado.
Todas as etapas do inventário logístico devem ser padronizadas, a fim de garantir um maior controle do processo e, consequentemente, diminuir a possibilidade de divergências na contagem.
A padronização do inventário é estabelecida pelas Normas Brasileiras de Contabilidade que, por sua vez, foram regulamentadas pelo Conselho Federal de Contabilidade.
O inventário logístico também serve para identificar produtos com avarias, fora do prazo de validade, obsoletos ou perdas causadas por furtos e incidentes. Também possibilita a identificação de desvios nas mercadorias.
Ao final de cada inventário, um relatório é confeccionado contendo informações de diferenças no estoque e suas possíveis causas, além de sugerir estratégias que evitem esse tipo de problema.
Tipos de inventário
Há diferentes formas de realizar um inventário logístico e todas levam em consideração a periodicidade. Eles podem ser anuais, mensais ou permanentes.
Uma determinação da Legislação Brasileira obriga as empresas a apresentarem um inventário, geralmente no final do ano. Porém, realizá-lo apenas uma vez no ano, não é muito indicado. O controle de estoque é prejudicado e, quanto mais tempo a empresa passa sem fazer a contagem das mercadorias, menos condições terá de lidar com possíveis prejuízos causados pelos problemas mencionados acima.
Outras empresas optam por realizar inventários logísticos periódicos, que podem ser mensais, trimestrais ou de acordo com a dinâmica do negócio e o tipo de produto que está em seu estoque.
Para que a contagem aconteça sem grandes interferências, ela geralmente é realizada em períodos do dia em que não haja muita movimentação.
Já o inventário permanente é um reflexo de inovações tecnológicas e é possibilitado pela integração com softwares como WMS (Warehouse Management System ou Sistema de Gerenciamento de Armazém). Ele permite uma automação logística, bem como atualização de todas as informações de estoque em tempo real.
Quando a gestão da operação logística é feita através desse tipo de sistema os reflexos positivos também são vistos em outros setores da empresa, como os responsáveis por compras ou vendas.
O setor de compras pode visualizar com mais clareza bem como rapidez a necessidade de comprar mais determinado produto ou diminuir a quantidade. Também é possível planejar estratégias de vendas e promoções sazonais.
Como fazer um inventário logístico
Antes de começar o inventário logístico, decerto é preciso estabelecer de que forma ele será feito e qual método utilizar. Também é necessário definir se as mercadorias serão contabilizadas por unidade, volume, peso, entre outros.
A curva ABC é bastante utilizada para a realização de inventário, pois define a rotatividade das mercadorias no estoque. Mas, a classificação também pode ser feita de outras maneiras.
Definido o método de contagem, a etapa seguinte consiste em informar à equipe quais os setores do armazém que serão inventariados bem como a forma que as ferramentas devem ser utilizadas. Tudo isso pode otimizar tempo.
Todos os materiais presentes no estoque devem ser descritos em detalhes, incluindo a natureza dos produtos, volume, quantidade, entre outros dados importantes. Quanto mais informações forem levantadas e descritas, mais fácil será localizar e acompanhar a movimentação dos produtos.
Contudo, esse esforço será em vão se as informações registradas não forem periodicamente atualizadas. Manter a listagem do inventário sempre atualizada é a melhor maneira de garantir que o fluxo logístico não será afetado.
É importante também ser minucioso e contar itens individualmente, sem se deixar enganar pelo que está descrito nas embalagens. Se uma caixa indica ter 30 canetas em seu interior, o ideal é abri-la e conferir a quantidade. Pode ter havido engano do fornecedor no momento de embalar.
Como mencionad0, o inventário logístico deve ser feito em horários sem ou com o mínimo possível de movimentação. Além disso, é aconselhável, inclusive, que clientes e fornecedores sejam avisados sobre uma pausa no atendimento.
Se forem usados equipamentos para auxiliarem no processo de contagem bem como algum documento para registro das informações, eles devem ser preparados com antecedência.
Todas as medidas que forem possíveis para dinamizar essa operação com a menor possibilidade de erros nas informações, devem ser utilizadas da forma adequada.
Quando o inventário logístico é feito com determinada periodicidade, os impactos positivos são inúmeros. Pois, é possível ter um controle de estoque eficiente e reduzir os custos com mercadorias perdidas ou avariadas.
Prejuízos causados por furtos também são evitados, além de melhorias na organização do armazém, no processo de compras e no planejamento estratégico da empresa. Por isso, deve ser visto com um processo indispensável.
De forma resumida, os principais passos do inventário logístico são:
- Determine a metodologia
- Prepare a equipe e avise os clientes e fornecedores
- Descreva itens com detalhes
- Mantenha os registros atualizados
- Tenha um espaço organizado e com estrutura adequada
- Informatize a gestão de inventário
- Encontre o momento adequado para fazer o inventário logístico
Saber qual o estoque real disponível na empresa é essencial para o trabalho das equipes de compras e vendas. No entanto, realizar um inventário logístico eficiente demanda know-how, tempo e atenção. Terceirize sua operação com a LMX Logística que cuidamos de todos os processos de armazenagem, separação, expedição e controle de estoque para que sua empresa possa focar em seu core business. Entre em contato conosco e fale com um de nossos consultores!
